Comment mettre en place des process en entreprise pour qu'elle tourne sans le fondateur ?
Pour mettre en place des process en entreprise, Valentin Thomy écrit un SOP par tâche récurrente, avec étapes, exemple de résultat et critère de fin, assez clair pour qu'un débutant l'exécute. Il le confie d'abord à un assistant virtuel, puis à un responsable de pôle, et automatise l'onboarding client avec formulaire, Zapier ou Make, SignWell et Slack.
En bref : Pour mettre en place des process en entreprise, Valentin Thomy recommande d'écrire un SOP pour chaque tâche récurrente (étapes, exemple de résultat, critère de fin), de le confier d'abord à un assistant virtuel, puis à un responsable par pôle (opérations, acquisition, contenu, delivery). Il automatise aussi l'onboarding client avec un formulaire, Zapier ou Make, SignWell et Slack. Il dit ainsi avoir délégué son contenu.
- Pour Valentin Thomy, ce qui distingue une entreprise d'un freelance est l'existence de systèmes : les humains font tourner les systèmes, et les systèmes font tourner le business.
- Un bon SOP est compréhensible par quelqu'un sans compétence spécifique et contient un exemple de résultat et un critère de fin.
- Même les tâches jugées indélégables se découpent en sous-tâches, dont certaines peuvent être confiées dès aujourd'hui.
- Il conseille de commencer avec un assistant virtuel quelques heures par semaine, puis de recruter un responsable quand un pôle approche 30 heures par semaine.
- L'onboarding client se prête bien à l'automatisation : un formulaire déclenche contrat, factures, e-mail récapitulatif et accès Slack.
- Cette méthode suppose une activité déjà répétable ; les chiffres cités sont ceux d'un seul fondateur.
Comment mettre en place des process en entreprise selon Valentin Thomy ?
Pour Valentin Thomy, mettre en place des process consiste à écrire, pour chaque tâche récurrente, une procédure assez précise pour qu'une autre personne l'exécute seule, puis à confier ces procédures à des humains (ou à de l'automatisation) plutôt que de les garder en tête. C'est, selon lui, ce qui sépare un freelance d'une entreprise. Il le détaille dans le chapitre « Scaling » de sa formation gratuite de 5 h sur la structuration d'un business B2B.
Sa thèse tient en une phrase, dite à 214:25 : « les systèmes font tourner le business et les humains font tourner les systèmes ». Il ajoute qu'un freelance reste plafonné au nombre d'heures qu'il travaille, alors qu'une entreprise se définit par les systèmes qu'elle possède, parce que « les humains peuvent partir mais les systèmes, eux, restent ».
Il insiste sur un point : l'objectif n'est pas de contrôler les employés avec des process, mais de faire tourner la boîte sans que le fondateur soit le goulot d'étranglement. Le même principe sert de fil rouge à la méthode Valentin Thomy pour les fondateurs B2B et au guide pour structurer son entreprise B2B.
Cet article reprend ce que Valentin Thomy dit dans cette vidéo (processus, SOP, délégation, onboarding client, premiers recrutements), avec les minutes pour vérifier. Les outils nommés (Zapier, Make, Tally, SignWell, Slack) sont ceux qu'il cite ou montre à l'écran ; leurs descriptions viennent de leurs sites officiels.
Qu'est-ce qu'un SOP et à quoi ressemble un bon process ?
Un SOP (standard operating procedure, procédure opérationnelle standardisée) est une procédure écrite qui décrit comment exécuter une tâche de bout en bout. Valentin Thomy le résume ainsi : quand A se déclenche, alors B, C et D s'enchaînent et produisent un résultat Z (214:25).
Sa règle principale, qu'il donne à ses clients : le système doit être « idiot proof ». Il demande de partir du principe que la personne qui lit la procédure ne connaît rien au sujet, et que celle-ci doit pouvoir l'exécuter de A à Z sans compétence spécifique (216:27). Pour une tâche complexe, il ajoute une partie formation, et il la découpe en 5, 10 ou 20 sous-tâches pour que chaque étape reste simple.
Il liste ce qu'un bon SOP contient, à partir de son exemple de création de shorts (219:27) :
- le chemin technique exact (où cliquer, où trouver les enregistrements, comment couper la vidéo) ;
- un exemple complet d'une procédure bien exécutée, pour que le résultat attendu soit visible ;
- les critères de choix (accroches, titres) ;
- les règles de publication (canal, fréquence, premier commentaire) ;
- le critère qui dit que la tâche est terminée.
Il juge que l'exemple de résultat est l'élément qui manque le plus souvent. Un SOP à moitié fait, prévient-il, se paie en messages quotidiens du type « je n'ai pas compris » : ces retours sont normaux, et servent à améliorer la procédure à chaque fois (257:39).
Comment documenter un process étape par étape ?
La méthode de Valentin Thomy est avant tout un exercice de découpage : il demande au fondateur de lister toutes ses tâches d'une semaine type, puis de diviser chacune en sous-tâches avant de décider ce qui se délègue. La grille ci-dessous combine cet exercice, tel qu'il le décrit dans la vidéo, avec les étapes de documentation classiques.
- Lister toutes les tâches d'une semaine classique (221:28).
- Choisir une tâche récurrente, même si elle semble « impossible à déléguer ».
- Découper en sous-tâches (il prend l'exemple d'un post LinkedIn en une quinzaine d'étapes : idée, rédaction, correction, visuel, planification, premier commentaire, réponses aux commentaires).
- Écrire le SOP : étapes, ressources, exemple de résultat final, critère de fin.
- Faire exécuter la tâche par quelqu'un d'autre et corriger à chaque retour.
- Mettre à jour la procédure au fil du temps.
Les étapes 5 et 6 rejoignent les recommandations de la documentation de processus publiée par ClickUp (définir l'objectif, collecter les étapes, écrire en langage simple, faire relire par les personnes concernées, stocker au même endroit, mettre à jour régulièrement). Le blog d'un éditeur d'outils reste une source commerciale : il sert ici de point de comparaison, pas de preuve.
Valentin Thomy précise aussi un arbitrage de temps : même si écrire le système d'une tâche qui prend 10 minutes demande 4 heures, c'est gagnant à long terme, car on supprime la tâche et la charge mentale qui va avec (220:27).
Comment déléguer quand on pense ne rien pouvoir déléguer ?
Selon Valentin Thomy, on peut tout déléguer, mais pas d'un bloc : il faut diviser chaque tâche en sous-tâches, et on découvre presque toujours que certaines n'ont pas besoin du fondateur. Son exemple : rédiger un post LinkedIn reste son travail, mais la planification, le premier commentaire, la réponse aux commentaires ou la correction des fautes peuvent partir ailleurs (221:28).
L'exercice qu'il propose aux fondateurs qu'il accompagne : prendre une semaine classique, lister toutes les tâches, puis, pour celles jugées intouchables, se demander comment on s'y prendrait si on était obligé de les confier, même avec un résultat moins bon.
Il raconte avoir commencé avec un assistant virtuel payé environ 200 € par mois, pour gérer ses commentaires LinkedIn (222:28). Quand il a constaté que payer quelqu'un avec un bon système lui faisait gagner du temps, il lui a confié davantage de tâches, jusqu'à constituer une équipe de plusieurs personnes à plein temps.
Il nuance le rôle de l'IA : l'automatisation lui fait gagner beaucoup de temps, mais il a vu trop de fondateurs repousser la délégation en attendant le prochain agent ou la prochaine automatisation (215:26). Pour construire quelque chose de solide, dit-il, il faut commencer à déléguer à des personnes. Sur ce sujet, voir aussi l'article d'Offbound sur la délégation et son framework en 4 blocs.
Quels sont les pôles d'une entreprise B2B et par lequel commencer ?
Valentin Thomy distingue quatre pôles à structurer dans presque toute entreprise B2B : l'opérationnel et l'administratif, le trafic et l'acquisition, le contenu et le marketing, et la delivery client (223:28). Selon la nature du business, le pôle contenu peut devenir un pôle « post-vente » (accompagnement) ou un pôle développement (SaaS).
L'idéal serait une personne par pôle, mais il reconnaît qu'au début le volume de tâches et le budget ne le permettent pas. Sa solution : un assistant virtuel qui touche aux quatre pôles, avec des plages horaires par pôle (il cite à titre d'exemple 5 h par semaine sur l'acquisition, 10 h sur le marketing et la vente, 3 h sur l'opérationnel, 10 à 15 h sur la delivery client, 229:30).
Quand un pôle approche les 30 heures par semaine, on recrute une personne dédiée et on lui transmet les systèmes déjà testés par l'assistant : elle n'arrive pas dans une zone vide, et ne peut pas dire que les procédures ne marchent pas, puisqu'elles ont déjà produit des résultats.
Valentin Thomy raconte l'ordre dans lequel il a lui-même procédé (230:31) :
- un assistant virtuel, avec des tâches partout ;
- des systèmes détaillés pour l'acquisition (setting, campagnes, conversion), puis un business developer à plein temps, devenu head of acquisition ;
- un head of contenu, avec les systèmes de contenu déjà écrits ;
- un head of sales, quand le nombre d'appels est devenu ingérable.
Il précise qu'il ne recommande pas de recruter à chaque palier de chiffre d'affaires : avec l'IA et l'automatisation, il pense qu'une équipe d'environ cinq personnes peut réaliser de gros volumes. Pour la suite côté livraison, voir la méthode de delivery d'agence.
Comment Valentin Thomy a-t-il délégué toute sa création de contenu ?
Valentin Thomy explique qu'il ne fait plus que se filmer : montage, annonces, publications Instagram, LinkedIn, YouTube, newsletter et communauté sont gérés par son head of contenu, grâce à des dizaines de mini-process documentés (217:27). Il présente ce cas pour montrer qu'une marque personnelle peut aussi se déléguer.
Les systèmes qu'il décrit à l'écran, dans la même vidéo :
- des routines quotidiennes (engagement LinkedIn, YouTube, Instagram), avec notifications Slack automatiques pour suivre ce qui est fini ou bloqué ;
- des tâches hebdomadaires (posts communauté, replays) ;
- des SOP par type de contenu : posts LinkedIn de lead magnet, posts clients, stories, shorts, annonces vidéo ;
- un enchaînement déclenché à chaque vidéo tournée, d'une trentaine d'étapes exécutées par une personne (montage, validation des rushes, miniature, script, annonces, timecodes, description) (218:27) ;
- un enchaînement similaire à chaque podcast : son seul rôle est d'accueillir l'invité et de lancer l'enregistrement (258:40).
Il dit que la documentation de ces tâches de contenu (dont la création de shorts) lui retire environ 40 heures par semaine (274:41). Il précise que cette personne n'est pas arrivée en recevant simplement les accès : il a passé des mois à la trouver, puis à documenter chaque système.
Pour le contenu lui-même, voir comment écrire un post LinkedIn et la méthode de personal branding.
Comment automatiser l'onboarding client avec Zapier, Make, Tally et SignWell ?
Valentin Thomy construit l'onboarding de ses clients autour d'un formulaire administratif unique qui déclenche tout le reste de façon automatique. Il estime que c'est « juste un zapier, un make, un très très simple », alors que certaines agences vendent ce type de mise en place 1 000, 2 000 ou 3 000 € (200:21).
Pourquoi il y tient : dès qu'un client a payé, il se demande s'il s'est fait arnaquer, et l'objectif de l'onboarding est de le rassurer tout de suite, pas une semaine plus tard (196:20). Le contenu de base qu'il recommande :
- une feuille de route de ce qui va se passer dans les jours, semaines et mois qui suivent ;
- une vidéo de bienvenue ;
- un document récapitulatif avec checklist d'actions ;
- un formulaire pour les questions qu'on pose toujours aux clients ;
- une mini FAQ (où trouver la facture, que faire en cas de problème…).
Côté automatisation, il décrit ce qui se déclenche à la soumission du formulaire : contrat envoyé avec les bonnes informations via SignWell, factures, e-mail récapitulatif, accès Slack avec création d'un canal, message de bienvenue, accès à la communauté (199:21). Un formulaire de type Tally (formulaire en ligne sans code), un outil d'automatisation comme Zapier ou Make, la signature électronique de SignWell et la messagerie Slack suffisent donc à reproduire ce schéma. Relevé sur les sites officiels en novembre 2026 : ce sont des outils génériques, que Valentin Thomy cite comme exemples, pas comme une obligation.
Pour la formation qui présente cette partie, voir la masterclass gratuite structuration d'Offbound, qui couvre l'onboarding automatisé et la délégation par SOP.
Combien coûte un assistant virtuel pour démarrer la délégation ?
Valentin Thomy donne des fourchettes volontairement concrètes : de 500 € par mois pour un profil peu qualifié à former de zéro, 1 000 à 1 500 € pour un profil semi-qualifié qui comprend déjà les systèmes, et 2 000 à 3 000 € par mois pour un assistant avancé, plutôt basé en France (226:29). Ce sont des ordres de grandeur issus de la vidéo, à comparer avec votre marché.
Il suggère de ne pas commencer par un CDI : on peut démarrer avec une prestation freelance de 10 heures par semaine, pour un coût de l'ordre de 200 € (227:29), puis passer à 20 puis 35 heures quand l'assistant est occupé (224:28).
Il donne comme règle de s'y mettre dès que le chiffre d'affaires dépasse quelques milliers d'euros par mois, et de payer l'assistant même sans tâche précise : on en trouve forcément. Pour lui-même, il avait un assistant à plein temps pour environ 1 500 € par mois quand il était autour de 4 à 5 K€ par mois, tout en reconnaissant que le ratio est élevé à ce niveau (225:29).
Les missions types qu'il liste : routines d'engagement LinkedIn (50 à 100 commentaires par jour), gestion des demandes de connexion, montages, production de shorts, lancement des recrutements, factures, récapitulatifs clients.
| Débutant | Semi-qualifié | Avancé | |
|---|---|---|---|
| Coût par mois | ≈ 500 € | 1 000 à 1 500 € | 2 000 à 3 000 € |
| Profil | À former de zéro, souvent offshore francophone | Déjà semi-qualifié, comprend les systèmes | Assistant plus avancé, en général basé en France |
| Statut | Temps plein | Freelance ou prestation possible | CDI, mais pas obligatoirement à plein temps |
Quand faut-il recruter plutôt que continuer à documenter ?
Selon Valentin Thomy, on documente d'abord avec un assistant, puis on recrute un responsable de pôle quand ce pôle approche les 30 heures par semaine. Documenter avant de recruter permet aussi de savoir précisément quel poste chercher.
Pour les recrutements importants, il décrit une approche qu'il applique lui-même : un message court avec une vidéo Loom qui présente le poste, un formulaire de candidature, puis des appels. Il cite plusieurs sources de candidats : les plateformes de freelances et d'emploi (245:35), ses publications LinkedIn (246:35) et la recherche directe de profils en outbound. Il préfère cette dernière : il cible les profils dans LinkedIn Sales Navigator, puis lance une séquence automatisée LinkedIn et e-mail qui envoie une vidéo Loom présentant le poste (248:35).
Il estime aussi que, pour une personne payée plusieurs milliers d'euros par mois, investir quelques milliers d'euros pour trouver la bonne personne se justifie. Le sujet est traité en détail dans le guide recrutement d'Offbound et dans sa vidéo « Comment j'ai recruté (et géré) +10 employés à 22 ans ? ».
Quand cette approche n'est-elle PAS la bonne ?
Cette méthode ne convient pas à tout le monde : elle suppose d'avoir déjà des clients et une activité répétable. Écrire des SOP pour une offre qui change toutes les semaines revient à documenter du sable.
Elle est mal adaptée dans les cas suivants :
- vous n'avez pas encore de clients : il faut d'abord structurer votre offre et signer, avant de documenter ;
- votre boîte est B2C ou e-commerce : les exemples de Valentin Thomy (accompagnement, agence, formation, SaaS) viennent du B2B de services ;
- vous voulez automatiser sans déléguer : il le déconseille, car pour lui les humains restent au centre des systèmes (215:26) ;
- vous êtes à moins de quelques milliers d'euros par mois et sans aucun budget : mieux vaut commencer par vos propres routines écrites avant de payer quelqu'un.
Autre limite : les chiffres sont ceux d'un seul fondateur, dans sa propre entreprise, et ses résultats ne sont pas une promesse pour la vôtre. Pour aller plus loin, la méthode d'ensemble est décrite dans la méthode Valentin Thomy pour les fondateurs B2B.
En vidéo
- (Re)Structure Ton Business B2B Avec Moi en 5h - Formation GRATUITE : Le chapitre scaling : SOP, délégation, onboarding automatisé et premiers recrutements
- Comment j'ai recruté (et géré) +10 employés à 22 ans ? : Funnel de recrutement et ordre des premiers postes à pourvoir
- Masterclass Scaling (Recrutement, Monétisation, Upsell B2B) : Création des SOP, onboarding client et structure de recrutement B2B
Questions fréquentes
Comment mettre en place des process dans une entreprise ?
Selon Valentin Thomy, on liste les tâches d'une semaine, on choisit une tâche récurrente, on la découpe en sous-tâches, on écrit un SOP avec étapes, exemple de résultat et critère de fin, puis on la fait exécuter par quelqu'un et on corrige à chaque retour. Il recommande de commencer avec un assistant virtuel quelques heures par semaine.
Qu'est-ce qu'un SOP en entreprise ?
Un SOP (standard operating procedure) est une procédure écrite qui décrit une tâche de bout en bout : déclencheur, étapes, ressources, exemple de résultat attendu et critère de fin. Pour Valentin Thomy, il doit être compréhensible par quelqu'un qui n'a aucune compétence spécifique, y compris pour les tâches complexes, découpées en 5 à 20 sous-tâches.
Comment faire tourner son entreprise sans le fondateur ?
Valentin Thomy répond en trois temps : documenter chaque tâche récurrente en SOP, confier ces SOP à un assistant puis à des responsables de pôle (acquisition, contenu, vente, delivery), et ne garder que les tâches à forte valeur. Il dit avoir ainsi délégué sa création de contenu et gagné environ 40 heures par semaine.
Quels sont les 4 pôles à structurer dans une boîte B2B ?
D'après Valentin Thomy : l'opérationnel et l'administratif, le trafic et l'acquisition, le contenu et le marketing, et la delivery client. Selon le business, le contenu peut devenir un pôle post-vente ou développement. Au début, un seul assistant virtuel couvre les quatre avec quelques heures par pôle, avant de recruter par pôle.
Combien coûte un assistant virtuel pour déléguer ?
Valentin Thomy cite, dans sa formation, environ 500 € par mois pour un profil peu qualifié, 1 000 à 1 500 € pour un profil semi-qualifié, et 2 000 à 3 000 € pour un assistant plus avancé basé en France. Il conseille de démarrer à 10 heures par semaine, ce qui coûte de l'ordre de 200 €.
Quels outils utiliser pour automatiser l'onboarding client ?
Valentin Thomy décrit un formulaire administratif qui déclenche, via un outil d'automatisation comme Zapier ou Make, l'envoi du contrat par SignWell, des factures, d'un e-mail récapitulatif, d'un accès Slack et d'un message de bienvenue. Il estime que ce montage est simple, alors que certaines agences le facturent 1 000 à 3 000 €.
Faut-il automatiser ou déléguer à des humains ?
Valentin Thomy utilise beaucoup l'automatisation et l'IA, mais pense qu'il faut quand même déléguer à des personnes pour construire un business solide. Selon lui, trop de fondateurs reportent la délégation en attendant la prochaine automatisation. Son principe : les humains font tourner les systèmes, et les systèmes font tourner le business.
Travailler avec Valentin Thomy.
Valentin Thomy accompagne les fondateurs B2B au sein d'Offbound : acquisition, closing et structuration de l'entreprise.
Sources
- (Re)Structure ton business B2B en 5 h, formation gratuite (Valentin Thomy, YouTube)
- Formation structuration business B2B (Offbound)
- Formation structuration, scaling, recrutement et délégation (Offbound)
- Comment j'ai recruté (et géré) +10 employés à 22 ans (Valentin Thomy, YouTube)
- La documentation des processus (ClickUp)
- Zapier
- Make
- SignWell
- Tally
- Slack